1. Definición
e importancia
El análisis
del puesto se refiere a la descripción de las tareas, deberes y
responsabilidades del cargo, así como de los requisitos que el ocupante
necesita cumplir. Podemos establecer que el análisis de puestos es el proceso
de investigación mediante el cual, se determinan las tareas que componen el
puesto, así como los conocimientos y condiciones que debe reunir una persona
para poder desempeñar dichas tareas.
Objetivo del
análisis de puestos:
Esta técnica
sigue un procedimiento, clasificando las actividades en grupos homogéneos así
como delimita sus fronteras, calcula y propone conocimientos, habilidades,
responsabilidades, etc., que son necesarias para alcanzar el objetivo
operacional del mismo, de tal manera, que si no se observan esos resultados
asignados de la investigación, será difícil lograr los objetivos
organizacionales.
2. Estructura
del análisis de puestos
En general,
el análisis de puestos se refiere a 4 áreas presentes en cualquier tipo o nivel
de puesto:
1. Requisitos
intelectuales
Tienen que
ver con las exigencias del cargo en lo referente a los requisitos intelectuales
que el empleado debe poseer para desempeñar el cargo de manera adecuada.
Incluyen los siguientes factores de especificaciones:
· Instrucción
básica
· Experiencia
básica
·
Adaptabilidad al cargo
· Iniciativa
necesaria
· Aptitudes
necesarias
2. Requisitos
físicos
Tienen que
ver con la cantidad y la continuidad de energía y de esfuerzos físico y mental
requeridos, y la fatiga provocada, así como con la constitución física que
necesita el empleado para desempeñar el cargo adecuadamente. Incluyen:
· Esfuerzo
físico necesario
· Capacidad
visual
· Destreza o
habilidad
·
Constitución física necesaria
3.
Responsabilidades
Se refieren a
la responsabilidad que tiene el ocupante del puesto (adicional al trabajo normal
y sus funciones) por la supervisión del trabajo de sus subordinados, por el
material, las herramientas o equipo que utiliza, dinero, documentos,
información confidencial, etc. Sus responsabilidades incluyen:
· Supervisión
de personal
· Material,
herramientas o equipo
· Dinero,
títulos valores o documentos
· Contactos
internos o externos
· Información
confidencial
4.
Condiciones de trabajo
Se refieren a
las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo, y sus
alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos, lo
cual exige que el ocupante del puesto se adapte para mantener su productividad
y rendimiento en sus funciones. Incluye las siguientes especificaciones:
· Ambiente de
trabajo
· Riesgos
3.
Importancia en la administración de personal y en otras funciones
Es importante
el análisis de puestos por que ayuda a mejorar la selección y colocación del
empleado con más exactitud. Las posibilidades de la aplicación del análisis de
puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las fu funciones
a realizar y lo necesario para ello, puede tener diferentes aplicaciones, como:
- Para encauzar adecuadamente el
reclutamiento de personal
- Como una valiosa ayuda para la
selección objetiva de personal
- Para fijar adecuados programas
de capacitación y desarrollo
- Como base para posteriores
estudios de calificación de méritos
- Como elemento primario de
estudios de evaluación de puestos
- Como parte integrante de
manuales de organización
- Para orientar y obviar
discusiones de contratación, tanto individual como colectiva
- Para fines contables y
presupuéstales
- Para ejecutar sistemas de
higiene y seguridad industrial
- Para posibles sistemas de
incentivos
- Para determinar montes de
fianzas y seguros
- Para efectos de planeación de recursos
humanos
- Para efectos organizacionales
- Para efectos de supervisión
- Como valioso instrumento de
auditorías administrativas
- Como técnica inicial de una
mejor administración de recursos humanos.
A) Técnicas
para recabar información
La
recolección de datos sobre cada puesto, se logra mediante las técnicas de
investigación: la observación directa, el cuestionario, la entrevista. La
combinación de estas técnicas, proporciona mejores resultados que el utilizar
una sola.
a) Método de
observación directa
Es uno de los
métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo históricamente como por su
eficiencia. Su aplicación resulta mucho más eficaz cuando se consideran
estudios de micromovimientos, y de tiempos y métodos. El análisis del cargo se
efectúa observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinámica, en
pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista anota los datos clave de
su observación en la hoja de análisis de cargos. Es más recomendable para
aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean
sencillos y repetitivos. Dado que no en todos los casos la observación responde
todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompañada de
entrevista y análisis con el ocupante del cargo o con el supervisor.
b) Método del
cuestionario
Para realizar
el análisis, se solicita al personal que diligencie un cuestionario de análisis
de puesto y registre todas las indicaciones posibles acerca del mismo, su
contenido y sus características.
Cuando se
trata de una gran cantidad de puestos semejantes, de naturaleza rutinaria y
burocrática, es más rápido y económico elaborar un cuestionario que se
distribuya a todos los ocupantes de esos cargos. El cuestionario debe
elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e información
útil. Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del puesto y su
superior para establecer la pertinencia y adecuación de las preguntas, y
eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, la falta de relación o las
posibles ambigüedades de las preguntas.
c) Método de
la entrevista
El enfoque
más flexible y productivo en el análisis de puestos es la entrevista que el
analista hace al ocupante del puesto. Si está bien estructurada puede obtenerse
información acerca de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y la
secuencia de las diversas tareas que comprende el puesto, y de los porqués y
los cuándo. Puede hacerse con relación a las habilidades requeridas para ocupar
el puesto, permite intercambiar información obtenida de los ocupantes de otros
puestos semejantes, verificar las incoherencias en los informes y, si es
necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los
detalles obtenidos son validos. Garantiza una interacción frente a frente entre
el analista y el empleado, lo cual permite la eliminación de dudas y
desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y obstinados. El
método de la entrevista consiste en recolectar los elementos relacionados con
el puesto que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal
con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o con
ambos, juntos o separados.
4. Análisis
de puestos
Diseño de
puestos
Diseñar un
puesto significa establecer cuatro condiciones fundamentales:
a) Conjunto
de tareas o atribuciones que el ocupante deberá cumplir (contenido)
b) Cómo
deberá cumplir esas atribuciones y tareas (métodos y procesos)
c) A quien
deberá reportar el ocupante del cargo (responsabilidad)
d) A quien
deberá supervisar o dirigir (autoridad)
El diseño del
puesto
Es la
especificación del contenido, de los métodos de trabajo y de las relaciones con
los demás puestos para cumplir requisitos tecnológicos, empresariales, sociales
t personales del ocupante del puesto. En el fondo el diseño de los puestos
representa el modelo que los administradores emplean para proyectar los cargos
individuales y combinarlos en unidades, departamentos y organizaciones. Como no
todos los puestos son diseñados por un mismo organismo, sino por varios de
acuerdo a su especialización, los puestos no son estables, estáticos ni
definitivos, sino que están en evolución, innovación y cambio continuos para
adaptarse a las constantes transformaciones tecnológicas, económicas, sociales,
culturales y legales. En la actualidad se observa una revolución completa en el
concepto de puesto, debido a las exigencias del mundo moderno y la
globalización de la economía.
Enriquecimiento
de puestos
En vez de la
superespecialización y el confinamiento de las tareas, el enriquecimiento del
puesto requiere la reorganización y extensión de sus actividades para que las
personas puedan conocer el significado de lo que hacen y tener una idea de la
contribución de su trabajo personal en las operaciones de la organización como
totalidad. El enriquecimiento del puesto es considerado el medio principal de
obtener satisfacción intrínseca del puesto, porque en ocasiones el puesto, es
pequeño para el espíritu de muchas personas.
La manera más
práctica y viable de adaptar el cargo al crecimiento profesional de los
empleados es el enriquecimiento del puesto, también denominado ampliación del
puesto, que consiste en aumentar deliberada y gradualmente los objetivos,
responsabilidades y desafíos de las tareas del puesto. El enriquecimiento del
puesto puede ser lateral u horizontal, con la adición de nuevas
responsabilidades del mismo nivel; o puede ser vertical, con la adición de
nuevas responsabilidades de nivel cada vez más elevado.
Las pruebas
aportadas por las investigaciones indican que el enriquecimiento de los
puestos, mejora el desempeño y, por lo menos, reduce la insatisfacción en el
trabajo. La principal dificultad del enriquecimiento del puesto está en la
resistencia al cambio ante el incremento de tareas y atribuciones. La ansiedad
experimentada por el temor a fallar y la inseguridad por no aprender a ejecutar
correctamente el nuevo trabajo pueden crear obstáculos. Los sindicatos también
han tocado el tema del enriquecimiento de los puestos y han acusado a varias
empresas de aprovecharlo para explotar a sus empleados.
Lo que se
espera del enriquecimiento de puestos no es sólo el mejoramiento de las
condiciones de trabajo de los asalariados, sino también un aumento de la
productividad y una reducción de las tasas de rotación y ausentismo del
personal. En general, una experiencia de este tipo incluye un nuevo concepto de
cultura y clima organizacional, tanto en las áreas de producción como en las
oficinas.
5. Valuación
de puestos
La valuación
de puestos, requiere antes que cualquier otra cosa, aceptar la suposición de
que existe suficiente regularidad, en la manera en que el trabajo se realiza
para hacer comparaciones entre grupos del valor de los puestos. Las diferencias
entre las personas y las consecuencias, en cuanto a la forma en que se hace el
trabajo, pueden no ser significativas. A grandes rasgos la valuación de puestos
trata de determinar la posición relativa de cada puesto con los demás. Es la
actividad preliminar al establecimiento de grados y de niveles asociados de
sueldos y salarios.
Objetivos:
1. Proporcionar bases técnicas para lograr una eficaz administración de sueldos y salarios.
1. Proporcionar bases técnicas para lograr una eficaz administración de sueldos y salarios.
2. Implantar
datos precisos para alcanzar una correcta planeación y control sobre costos de
recursos humanos.
3. Crear una
base para negociar cuotas de trabajo con el sindicato o con otras autoridades.
4. Reducir la
rotación de personal.
5. Motivar al
personal en la relación de sus objetivos.
6. Mejorar la
imagen externa de la organización.