1. Objetivos e
importancia
La planeación de personal es un proceso utilizado para
establecer los objetivos de la función de personal y para desarrollar
estrategias adecuadas para alcanzar dichos objetivos.
La planeación de personal puede hacerse de una manera
relativamente formal o informal.
Puede tener un enfoque estratégico (a largo plazo, de 3 a 5
años) o, táctico (a corto plazo, 1 año).
Puede tener mayor énfasis en ciertos niveles de la
organización. Sin embargo, en cualquiera que sea el caso el proceso de
planeación de personal tiende a seguir un modelo congruente que comprende:
objetivos organizacionales, pronósticos, evaluación, planes y programas.
La planeación de personal debe responder a cambios o
reducciones internas de personal, así como a las rápidas y cambiantes
influencias de la sociedad, incluyendo innovaciones tecnológicas, condiciones
del mercado de trabajo y legislación laboral. Por lo tanto, la planeación de
personal es un proceso continuo y amplio, mediante el cual, una organización se
asegura de que tiene el número y el tipo correcto de personal, en los puestos
correctos, en el momento adecuado, y que hacen aquellas cosas para las cuales
ellos son más útiles económicamente.
La planeación de personal tiene un papel muy importante en el
éxito de la organización, su importancia radica en que es a través de ella que
se puede prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la dirección
superior debe anticiparse a los acontecimientos y así programar su producción,
presupuestar sus gastos, preparar, estimar el número y tipo correcto de
personal.
Con una planeación eficiente y exacta del personal, se
eliminan el exceso de contratación y capacitación y, al mismo tiempo, la
organización se asegura de tener empleados idóneos disponibles cuando se
necesiten.
También es importante destacar que al inicio de la planeación
de personal, debemos estar conscientes que tanto la planeación de la
organización, como la planeación de personal, están íntimamente relacionadas, a
tal grado que no pueden ir separadas.
Podemos concluir que la importancia de la planeación de
personal, se comprende mejor con los siguientes aspectos:
· Adecuar
eficientemente las actividades del personal con los objetivos organizacionales
futuros.
· Mejorar la
utilización de los recursos humanos
· Lograr
economías en la contratación de nuevos empleados
· Ampliar la
información de la administración de personal, para ayudar a otros departamentos
y en otras actividades de personal
· Efectuar una
demanda importante sobre el mercado de trabajo
·
Coordinar diferentes planes y programas de personal, tales
como:
· planeación de
carreras,
· planes de
capacitación y
· de
desarrollo.
2. Procesos de planeación
Consulta de los pronósticos y planes de desarrollo de
organización.
El primer paso en cualquier esfuerzo de planeación de
personal, es obtener una idea de lo que está ocurriendo en el flujo de personal
que entra en la organización, permanece en ella y luego sale. Lógicamente el
pasado no se va a repetir exactamente, pero si el departamento de personal
tiene una idea de las interrelaciones dinámicas en los flujos de personal,
podrá prever mejor sus necesidades futuras, al menos en el corto plazo.
Los pronósticos de personal sirven para determinar:
o Cuantos empleados
serán requeridos para dotar a un departamento.
o De qué tipo son
requeridos para una función en particular en uno, tres o cinco años.
o Cuantos empleados
actuales estarán disponibles para cubrir estas necesidades.
o Cuántos de estos
nuevos empleados, vendrán del exterior durante estos periodos.
o Si habrá escasez o
abundancia de empleados.
Cuales son los principales problemas y oportunidades de
personal que se encontrarán en el camino.
Demanda de personal. En una situación determinada, existen
factores que pueden afectar la futura demanda de personal, estos son: los
planes y objetivos organizacionales, los cambios en la productividad, los
cambios en la estructura orgánica, en el diseño de puestos. Estos son conocidos
como “indicadores guía”.
Las tareas en el pronóstico de la demanda de personal son:
obtener estimaciones de las direcciones en las cuales los indicadores guía se
están moviendo, y, evaluar los efectos probables de estos eventos sobre el
número y tipo de empleados que se necesiten para hacer el trabajo requerido.
La mayor parte de los métodos para el pronóstico de la
demanda de recursos humanos incluyen los pasos siguientes:
1. Seleccionar de entre los indicadores guía, los más
aplicables a la situación prevaleciente.
2. Establecer la naturaleza de la relación histórica, entre
los indicadores guía seleccionados y la demanda de personal.
3. Obtener pronósticos o proyecciones de los indicadores
guía.
4. Pronosticar la demanda laboral, utilizando los datos de
los pasos 2 y 3.
Ejemplo:
Supóngase que una organización ha determinado que existe una
relación directa entre sus ventas en pesos y el número de vendedores que
requiere. Históricamente esta relación ha sido de 40 millones:
1. la proyección de ventas para el año próximo es de 400
millones de pesos. Por lo tanto, la estimación inicial de la demanda de
vendedores es 10. Sin embargo, también se sabe que será introducida una nueva
técnica de ventas. Se predice que aumentará la productividad de los vendedores
en un 10%. En consecuencia, las ventas por vendedor aumentarán a 44 millones y
la demanda de vendedores será de 9.
Oferta de personal. En el pronóstico de personal, el término
“oferta laboral” se utiliza de 2 maneras.
Una se refiere al personal dentro de la organización, esto es
la “oferta interna”. La otra, se refiere a las personas en un mercado de
trabajo en particular, es la “oferta externa”. Lo que nos interesa en este
momento es la oferta interna.
El objetivo del pronóstico de la oferta es estimar, con la
mayor exactitud posible, el número de personas que estarán disponibles, para la
dotación de personal a la organización al final del periodo de planeación. Al
hacer tal pronóstico, se acostumbra no suponer que habrá grandes cambios en las
políticas o procedimientos de personal.
El proceso de pronóstico de oferta de personal, incluye los
siguientes pasos:
1. Realizar un inventario de los empleados actuales en el
departamento de interés arreglados por categoría de puestos.
2. Restar el número de empleados que se espera perder,
durante el periodo de planeación.
Las pérdidas ocurren por: retiros, muertes, transferencias,
etc.
3. Agregar al inventario el número de empleados que se espera
ingresen al departamento por transferencia y, en ocasiones, por reclutamiento
externo.
4. Hacer ajustes internos por los empleados promovidos o
despedidos en el departamento respectivo, pero por categoría de puestos. El
resultado de esos cálculos es el pronóstico de la oferta de personal.
PLANES DE DESARROLLO
Una vez que se ha estimado la oferta y la demanda de
personal, se procede a la programación; en la programación del personal, se
fijan los objetivos y se decide sobre las varias combinaciones de actividades:
dotación de personal, capacitación y desarrollo y otras. Los resultados de la
programación son los “planes de acción”, que guían las actitudes del
departamento de personal hacia el logro de sus objetivos.
Objetivos de planeación. Los objetivos de la planeación del
personal son metas que sirven a 2 propósitos integrales:
a) Proporcionan la dirección para el resto de la tarea de
programación.
b) Sirven como normas con las cuales se pueden comparar
resultados.
Los objetivos de la planeación del personal manifiestan lo
que debe lograrse y para cuándo, existen 4 tipos de objetivos de planeación de
personal:
1. Objetivos de productividad y/o costos laborales.
2. Objetivos de eliminación de faltantes o sobrantes de
personal.
3. Objetivos derivados de políticas de personas en vigor.
4. Objetivos derivados de medio ambiente externo (nuevas
leyes y reglamentos).
A) Determinación de
los requerimientos de personal actual
Desde un punto de vista práctico, lo más importante es la
demanda de su producto o servicio. Por lo tanto, en una empresa de manufactura,
lo primero que se proyecta son las ventas. Después se determina el volumen de
producción, a demás se debe de considerar algunos otros factores:
§ La rotación
proyectada (como resultado de renuncias o despidos)
§ La calidad y
naturaleza de sus empleados (en relación con lo que se aprecia como las
necesidades cambiantes de la organización)
§ Las decisiones para
mejorar la calidad de los productos o servicios, o incursionar en nuevos
mercados.
§ Los cambios
tecnológicos y administrativos que produzcan una mayor productividad
§ Los recursos
financieros disponibles para su departamento.
§ Las técnicas
especificas para determinar los requerimientos de personal son: análisis de
tendencias, análisis de margen y proyecciones computarizadas.
B) Inventario de
características del personal actual
Estos inventarios de calificación contendrán información
sobre elementos como el historial de desempeño del empleado. En términos
conceptuales los podríamos describir como los registros sistemáticos, ya sean
manuales o computarizados, que enlistan la educación, carrera o interés de
desarrollo, idiomas, habilidades especiales, etc. De los trabajadores, para
utilizarse en la proyección de los candidatos internos para promoción.
C) Comparación entre
los requerimientos
D) Planeación de
reclutamiento, selección y contratación, y capacitación.
Reclutamiento:
Proceso de localizar, identificar y captar a solicitantes
capaces. Es decir, en qué sitios busca un administrador para reclutar
candidatos potenciales. Estos pueden ser búsqueda interna, anuncios,
recomendaciones de los empleados, agencias gubernamentales de colocación,
agencias privadas de colocaciones, bolsa de trabajo del centro de estudios,
servicios de ayuda temporal. A demás la fuente que se utiliza debe reflejar el
mercado local de mano de obra, el tipo o nivel de puesto y el tamaño de la
organización.
Selección:
Comprende tanto la recopilación de información sobre los
candidatos a un puesto de trabajo como la determinación de a quién deberá
contratarse.
En si se puede decir que Selección es la escogencia del
hombre adecuado para el cargo adecuado, o entre los candidatos reclutados,
aquellos más adecuados a los cargos existentes
en la empresa, con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el
desempeño del personal.
Contratación:
Cuando se contrata al personal seleccionado se debe informar
sobre los deberes y obligaciones del puesto, misión del área o departamento,
localización en el organigrama, como se evaluará su desempeño, prestaciones,
servicios, reglamento, historia de la compañía, misión, objetivos, productos y
mercados, etc.
Capacitación:
Adquisición de conocimiento principal de carácter técnico,
científico y administración.
La mayor parte de la capacitación tiene lugar en el trabajo,
Esto se puede atribuir a la simplicidad de dichos métodos y hasta costo por lo
general bajo.
Sin embargo, la capacitación en él, puede afectar el sitio de
trabajo y resultar en un incremento de errores, mientras tiene lugar el
aprendizaje. Así mismo, alguna capacitación de habilidades puede ser demasiado
compleja como para aprenderla en el trabajo. En tales condiciones, la
capacitación debe realizarse fuera del sitio de trabajo.