1. CONCEPTO
“El mejor método para examinar una organización y determinar
las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar
si la planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control están
siendo atendidos, o sea, si la empresa está bien administrada”.
La filosofía impresa por Leonard, ingeniero asesor gracias al
cual se formaliza y estructura la auditoria administrativa; se centra en que
las estructuras administrativas siempre habrán de estar en alerta permanente
para percibir los cambios que se dan en los negocios, la economía, las
políticas y disposiciones gubernamentales, y en la sociedad en general, para
adecuar la administración a ellos. Impacto que se captará por medio de un
ordenado y riguroso proceso de evaluación, que incluye la medición de la
calidad de las decisiones, denominado auditoria administrativa.
2. OBJETIVO
Verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo
que incide en ellos. Es su objetivo también el evaluar la calidad de la
administración en su conjunto.
· Se
combinan recursos humanos, naturales y económicos para crear una entidad con un
fin determinado. Esta entidad forzosa y necesariamente requiere establecer
bases administrativas (factores o elementos del proceso administrativo) que le
servirán para comenzar a operar.
· Con
esa plataforma administrativa se empieza a trabajar; es decir, a operar o
generar operaciones.
· Esas
operaciones se consignan –cuantitativamente- en la contabilidad.
En virtud de que el ciclo es perfectamente identificable en
el proceso que lo compone, procede, entonces, identificar cada fase de este
ciclo con el tipo de revisión a que es susceptible.
2.1 PROCESO
ADMINISTRATIVO
Las fases del Proceso administrativo son:
Planeación: En esta base se busca predeterminar un curso de
acción a seguir para lograr los objetivos establecidos.
Esto implica:
Fijar los resultados finales u objetivos
· Desarrollar
estrategias que señalen como y cuando alcanzar los objetivos establecidos
· Determinar
políticas que orienten a los gerentes en la toma de decisiones
· Establecer
procedimientos a seguir
Organización: Esta función administrativa tiene por objeto
asignar y relacionar a la gente dentro de la estructura orgánica para el logro
efectivo de los objetivos establecidos. Esta fase exige la observancia de
aspectos tales como:
· Definir
las funciones y actividades necesarias para el logro efectivo de los objetivos
· Jerarquizar
la autoridad de cada jefe en cada una de esas unidades orgánicas
· Definir
cada puesto en cuanto a sus requerimientos
Dirección: Por medio de esta función se busca hacer que la gente emprenda acciones efectivas hacia el logro de los objetivos establecidos.
· Delegar
autoridad, o sea, dar facultad para que otros decidan
· Motivar
y persuadir al personal para que colabore y tome acciones efectivas
· Dar y
recibir información necesaria para que la tome de decisiones se canalice al
logro de los objetivos
Control: Es la función que busca asegurar que las realizaciones se conformen a los planes o normas establecidos. Al igual que las anteriores funciones administrativas, esta también requiere que se tengan presentes aspectos tales como los siguientes:
· Fijar
normas o estándares que sirvan de base para evaluar las realizaciones
· Medir
las realizaciones y compararlas con las normas o estándares establecidos, a fin
de determinar cualquier posible desviación.
· Tomar
las medidas necesarias preventivas para evitar que se vuelva a incurrir en las
mismas
· Vigilar
constantemente todos los sistemas de control, para que se evalúe su propio
cumplimiento y mejoramiento.
3. METODOLOGIA
§ Plan de organización
§ Formular informes
§ Analizar la información
§ Recolectar información
§ Formular programas
Trabajos preliminares:
En lo que se refiere a cómo debe hacerse, la Auditoria
Administrativa se lleva a cabo en fases perfectamente definidas que van desde
una serie de trabajos preliminares que dan las bases sobre el alcance de la
auditoria, su propósito, etc., hasta el plan de reorganización que indica los
cambios que se establecerán y conducirán a eliminar deficiencias, mejorar
métodos, procedimientos y sistemas y en general para lograr eficiencias
administrativas.
3.1 LEVANTANTAMIENTO DE INFORMACION
La recolección de la información debe hacerse por los medios
adecuados, de manera que el auditor obtenga datos claros, completos y
suficientemente detallados para integrar la red de información en que habrá de
fundamentar su estudio. Los principales medios de que puede valerse son los
siguientes:
· Inspección
y Observación: Cuando se necesite información acerca de las instalaciones se
las planta, las oficinas, arreglo físico de los almacenes, etc., el auditor
debe inspeccionarlos personalmente tomando nota de todos aquellos hechos
relevantes y necesarios para su estudio.
· Revisión
de documentos y archivos: El auditor obtendrá valiosa información de
documentos, formas, manuales y circulares aplicables al caso en estudio. El
auditor debe pedir copias de la información documentada que necesite, obtener
juegos de cada forma en uso y tomar datos relativos al orden que siguen los
diferentes trámites y procedimientos.
· Entrevistas:
Tiene por objeto obtener información de las personas enteradas de la situación
vigente y de los problemas que se estudian. Sirve para confirmar y aclarar la
información obtenida por otros medios.
· Cuestionarios:
Sirven como guía para buscar contestación a interrogantes acerca del área en
revisión. Las necesidades específicas y las circunstancias particulares del
área bajo examen darán la pauta para formular los cuestionarios adecuados.
4. Informe final
Preparación de papeles de trabajo
Todos los hechos debidamente comprobados y datos pertinentes
habrán de registrarse en documentos.
Los papeles de trabajo consisten de registros de datos y
material pertinente, tal como formas, estados, gráficas, informes,
exhibiciones, programas, etc., recopilados o elaborados por el auditor en el
curso de su trabajo.
Como el contenido y la uniformidad e los papeles e trabajo
desempeñan u papel en la labor de la auditoria, hay que detenerse a planear su
preparación y aspecto. Al término de cada trabajo y después de preparar y
completar el informe, los papeles de trabajo, junto con el programa de la
auditoria efectuada, así como cualquier otro material auxiliar, se colocarán en
un archivo especial, en dónde quedarán a disposición de quien los necesite en
el futuro.
VERIFICACION DE LA INFORMACION
El auditor debe integrar los datos que ha recopilado
aisladamente de manera que tenga la secuencia operativa y cronológica de las
operaciones, para no llegar a resultados equivocados debido a información
igualmente equivocada.
Es necesario llevar a cabo una verificación de los datos que
se estén obteniendo, y para eso se debe pedir al mismo personal que proporcionó
la información que ayude al auditor a evaluar la exactitud de los datos, antes
de que sean registrados en definitiva y analizados posteriormente.
EVALUACIÓN
Una vez la información recolectada y debidamente registrada,
ya tenemos los elementos necesarios para evaluar los hechos allí plasmados: es
decir entramos a la fase del análisis, cuya fórmula es fragmentar el área
sujeta a estudio en porciones menores que presenten los hechos más relevantes y
que por naturaleza son determinantes para llevar a cabo cualquier mejora.
En esta fase de la auditoria es en dónde el auditor
verdaderamente justifica su habilidad como tal, pues ésta depende de la
habilidad para analizar. La característica principal de esta fase de evaluación
es que el auditor debe presentar una mente abierta y libre de prejuicios, y
debe estar decidido a descubrir cómo puede lograr mejoras.
El auditor debe llevar a cabo su estudio en forma lógica
determinando el propósito, buscando relaciones, verificando los diferentes
pasos que siga el área bajo estudio, con el objeto de tener una clara
comprensión de los que es sujeto de análisis y pensando que el objetivo de la
Auditoria administrativa es eliminar pérdidas y deficiencias, mejorar los
sistemas, mejorar los medios de control, desarrollar mejor al personal,
utilizar mejor los recursos.
DIAGNOSTICO O INFORME
Una vez que se ha terminado la auditoria y ya se tiene una
visión completa de los que se ha examinado, llegamos a la etapa de formular y
presentar el informe; el cual se convierte así, en una guía para mejorar la
administración de una empresa. El informe estará informando la actual situación
administrativa de un negocio y las posibilidades de lograr superarla, ya que
presentara todos aquellos hechos relevantes que tienen efectos en las prácticas
administrativas.
Por otra parte el propio informe de la auditoria
administrativa mostrará a quienes lo lean, la calidad, el alcance y desarrollo
del trabajo de quienes ejecutaron dicha auditoria. Esto mismo exige que el
informe revista, presentación, un claro y completo contenido de lo que se
informa y oportuna presentación, pata que la administración de la empresa tome
las medidas inmediatas que en el mismo sugieran, claro está que bajo la
supervisión de los propios auditores.
En la formulación del informe es importante pensar en quienes
van a recibirlo, para así diseñarlo en la forma en que sea fácilmente
comprensible. El diseño y contenido del informe pueden variar de empresa a
empresa, según el tipo de auditoría, su propósito, las fallas encontradas y las
medidas y sugerencias propuestas; no obstantes, los puntos principales de debe
contener un informe, para poder calificarlo de completo, son los siguientes:
- Propósito
de la auditoria
- Hechos
relevantes a nivel de empresa
- Hechos
relevantes de cada departamento o sección
- Recomendaciones
Conclusiones
Anexos
SEGUIMIENTO
La finalidad principal del seguimiento a la auditoria es
completar cualquiera de los aspectos que figuren en las recomendaciones
sugeridas en el informe y sobre los cuales no se haya hecho algo. En algunos
casos, el auditor podrá encontrar necesario vigilar y comprobar la realización
de sus recomendaciones, ayudar a planear nuevas formas o procedimientos,
contribuir a hacer más fluida la producción, etc.
El valor del seguimiento puede aquilatarse de varios modos.
El primero, es que es importante para trabajadores y supervisores saber que una
persona está específicamente autorizada y es responsable de comprobar y urgir
que se actúe respecto a las recomendaciones que puedan directa o indirectamente
beneficiarles en forma personal.
En segundo lugar, el ejecutivo principal y los jefes de
departamento reciben beneficios de que se siga un programa sistemático de
observación para hacer que se lleven a cabo las recomendaciones del informe,
pues si se actúa positivamente en cuanto a las mismas, podría aligerarse la
función de dichos funcionarios.