¿Cómo se relacionan la comunicación y el liderazgo? La
mayor parte del tiempo, todos los gerentes se están comunicando; cuando un
líder busca influir en sus colaboradores, se vale de la comunicación, de esta
manera se crea una relación positiva. Tanto el envío como la recepción de
mensajes, se consideran parte de la comunicación de liderazgo. Algunas
definiciones de liderazgo están fundamentadas en la comunicación.
Existen líderes que poniendo en práctica la ética y la
integridad, logran comunicarse de manera abierta y honesta. La personalidad de
cada líder está relacionada con el tipo de comunicación que utiliza y ésta
varía de acuerdo con los estilos particulares; por ejemplo: el líder autocrático
usa la comunicación en el sentido descendente; el democrático en dos
sentidos, el liberal se basa en la información para motivar a su gente.
Lee Iacocca, ex director de Chrysler y a quien se le atribuye
el mérito de haber salvado a la empresa de la bancarrota, afirmó: “Lo más
importante que aprendí en la escuela fue cómo comunicarme”
. La comunicación interpersonal
Todas las personas necesitan comunicarse constantemente, ya
sea por asuntos personales o laborales. Lo pueden llevar a cabo de las
siguientes formas:
Verbal o no verbal, puede ser por medio del habla o de la
mímica.
Transmisión intencional-recepción no intencional. El
mensaje puede transmitirse de manera racional y consciente; mientras que el
receptor puede dar otra interpretación a los datos.
Formal o informal. Su origen puede ser porque lo amerita una
organización o porque se utilizan redes informales (como los rumores).
Ascendente, descendente y lateral. Se transmite desde los
niveles más operativos hasta la jerarquía más alta o viceversa. La lateral
existe porque la comunicación se lleva a cabo de forma ordenada, buscando
siempre la eficiencia, claridad y calidad del mensaje.
Estos flujos de información no se llevarían a cabo de no
ser porque existen con anterioridad ciertas relaciones y comportamientos del
ser humano. Es necesario saber si éstos son personales o impersonales; para
cada uno de ellos existen habilidades específicas de comunicación, que ayudan
a afianzar y mantener las relaciones humanas. Se tienen, entonces, la siguiente
categoría:
Relaciones con los conocidos con los que se interactúan de
manera impersonal. Se conoce su nombre, pero sólo se habla con ellos cuando
existe la oportunidad.
Relaciones con los amigos. Son intercambios voluntarios, en
los que, a lo largo del tiempo y de los encuentros constantes, los involucrados
llegan a desarrollar una relación más personal, por lo que existe una
comunicación más prometedora. Las amistades pueden variar de acuerdo con el
contexto: las hay de club, de trabajo, que datan de la infancia o se dan por
vecindad.
Relaciones con amigos cercanos o íntimos. Las componen las
personas entre las que existe un alto grado de compromiso, confianza y
disfrute. Estos grupos son los que conviven y se comunican cotidianamente
debido a esa interdependencia.
Relaciones con la familia. Los involucrados regularmente se
comunican a diario, y existe un alto grado de compromiso en hacer fluir la
información
REGLAS PARA UNA COMUNICACIÓN CONSTRUCTIVA
Los administradores siempre utilizan el proceso de
comunicación para enviar los mensajes de forma personal, telefónica y
escrita. Un ejemplo de estas formas de comunicación son las instrucciones. La
forma en que se envíen esas instrucciones dependerá el grado de motivación y
satisfacción de los trabajadores y de la capacidad de liderazgo de los
supervisores. Antes de enviar cualquier información habrá que seguir ciertas
reglas o lineamientos.
a) Planear el mensaje Primero hay que establecer el objetivo
de la información, analizar a qué persona va dirigida y verificar los canales
a utilizarse para transmitir. Los líderes utilizan los canales orales para
mensajes más complejos; y escritos para los más sencillos. También se pueden
combinar los medios en aquellos mensajes importantes que los empleados
necesitan comprender y atender. Es importante no hablar con rapidez cuando se
sostenga una conversación por teléfono o de manera personal. Los siguientes
pasos son útiles:
Generar empatía, haciendo que el receptor se sienta
cómodo.
Definir el objetivo de la comunicación, que puede ser
influir,
informar o expresar emociones.
Transmitir el mensaje. En el caso de influir en los demás,
se deben dar instrucciones y fijar plazos para terminar actividades. En caso de
las emociones, se deben transmitir en el momento indicado.
Verificar que el receptor haya entendido. Mediante la
retroalimentación (que se verá a mayor detalle en el siguiente subtema); se
puede lograr esta parte del proceso, excepto cuando el objetivo sea expresar
emociones.
Lograr el compromiso y seguimiento. Los líderes siempre
deben asegurarse de que sus seguidores hagan la tarea y cumplan en tiempo y
forma. En caso de que los empleados se muestren renuentes, siempre se tendrá
como alternativa el uso de la persuasión que confiere la autoridad.
b) Comunicar por escrito. El uso de estas habilidades son
más importantes que nunca, ya que se han extendido con el uso de internet los
correos electrónicos y en general, la tecnología de la información. Existen
consejos de redacción simples que a muchos líderes les han dado buenos
resultados; entre ellos: realizar un bosquejo de lo que se va a redactar,
tomando en cuenta el propósito, los hechos y el resumen de los puntos
principales. Hay que escribir con brevedad y sencillez, pensando siempre que lo
que se lleva cabo es un proceso comunicativo y no una forma de impresionar al
receptor. Cada párrafo debe contar con un promedio de cinco oraciones; cada
oración debe promediar 15 palabras. Es recomendable escribir usando voz activa
(recomiendo que...) y no la voz pasiva (es recomendable que...). Por último,
se debe corregir el escrito cuantas veces sea necesario y revisarlo con la
herramienta correctora de ortografía y gramática de la computadora.
c) Recibir los mensajes.- Los líderes deben escuchar,
tener paciencia, prestar atención a los demás y evitar distracciones. Es
importante que no dejen que la mente divague en asuntos personales. Tampoco
deben que precipitarse en conclusiones desde el comienzo de la conversación.
Deben observar los mensajes no verbales, tomar nota en caso de ser necesario y
preguntar si se trata de un tema difícil. El contacto visual y las expresiones
faciales son útiles para hacer entender a la otra persona que se ha escuchado
correctamente la información.