El reemplazo o el puesto de nueva creación, se notifican a
través de una requisición al Departamento de Recursos Humanos o a la sección
encargada de estas funciones, en esta se señalan los motivos que la están
ocasionando, la fecha en que deberá estar cubierto el puesto, el tiempo por el
cual se va a contratar, departamento, turno, horario y sueldo. Recibida la
requisición de personal se recurre al análisis y valuación de puestos, con el
objeto de determinar los requerimientos que debe satisfacer la persona para
ocupar el puesto eficientemente.
Dos puntos de importancia respecto a la requisición, es que
debe ser definida respecto a las demandas exactas del puesto y una definición
realista, respecto a lo que el supervisor de primer nivel cree necesario.
SOLICITUD DE EMPLEO
El llenado de la solicitud de empleo abarcara básicamente
datos personales como: nombre, edad, sexo, estado civil, IMSS, registro federal
de causantes, etc.; Datos familiares; experiencia ocupacional; puesto y sueldo
deseado; disponibilidad para iniciar labores; planes a corto y largo plazo,
etc. Las solicitudes de empleo deberán estar diseñadas de acuerdo con el nivel
al cual se están aplicando. Es deseable tener tres formas diferentes: para
nivel de ejecutivos, nivel de empleados y nivel de obreros.
De no ser posible esto, resulta aconsejable la elaboración de
una forma de solicitud sencilla, accesible a obreros y empleados, misma que
pueden complementarse con un currículum Vitae para ejecutivos.
Se determina si el candidato reúne a los requisitos mínimos
de escolaridad, edad, etc., en un caso afirmativo se procede a una entrevista.
ENTREVISTAS DE SELECCIÓN
Esta entrevista pretende detectar que manera gruesa y en el
mínimo de tiempo posible, los aspectos más ostensibles del candidato y su
relación con los requerimientos del puesto; por ejemplo: apariencia física,
facilidad de expresión verbal, habilidad para relacionarse, etc., con objeto de
descartar aquellos candidatos que de manera manifiesta no reúnen los
requerimientos del puesto que se pretende cubrir; debe informarse también la
naturaleza del trabajo, el horario, la remuneración ofrecida, las prestaciones,
a fin de que el decida si interesa seguir adelante con el proceso.
La entrevista de selección consiste en una plática formal y
en profundidad, conducida para evaluar la idoneidad para el puesto que tenga el
solicitante. El entrevistador se fija como objeto responder a dos preguntas
generales: ¿Puede el candidato desempeñar el puesto? ¿Cómo se compara con
respecto a otras personas que han solicitado el puesto?
Las entrevistas de selección constituyen la técnica mas
ampliamente utilizada; su uso es universal entre las compañías
latinoamericanas.
Las entrevistas permiten la comunicación en dos sentidos: los
entrevistados obtienen información sobre el solicitante y el solicitante la
obtiene sobre la organización.
A) TIPOS DE ENTREVISTA
Las preguntas que formule el entrevistador pueden ser
estructuradas, no estructuradas, mixtas, de solución de problemas o de
provocación de tensión.
Entrevistas no estructuradas
Permite que el entrevistador formule preguntas no previstas
durante la conversación. El entrevistador inquiere sobre diferentes temas a
medida que se presentan, en forma de una práctica común. Lo que es aun más
grave; en este enfoque pueden pasarse por alto determinadas áreas de aptitud,
conocimiento o experiencia del solicitante.
a) Entrevistas
estructuradas
Entrevista estructurada se basan en un marco de preguntas
predeterminadas. Las preguntas se establecen antes de que inicie la entrevista
y todo solicitante debe responderla. Este enfoque mejora la contabilidad de la
entrevista, pero no permite que el entrevistador explore las respuestas
interesantes o poco comunes. Por eso la impresión del entrevistado y
entrevistador es la de estar sometidos a un proceso sumamente mecánico. Es posible
incluso que muchos solicitantes se sientan desalentados al participar en este
tipo de proceso.
b) Entrevistas mixtas
En la práctica, los entrevistadores despliegan una estrategia
mixta, con preguntas estructurales y con preguntas no estructurales. La parte
estructural proporciona una base informativa que permite las comparaciones
entre candidatos. La parte no estructurada añade interés al proceso y permite
un conocimiento inicial de las características específicas del solicitante.
c) Entrevista de
solución de problemas
Se centra en un asunto que se espera que se resuelva el
solicitante. Frecuentemente se trata de soluciones interpersonales hipotéticas,
que se presentan al candidato para que explique como las enfrentaría.
Entrevista de provocación de tensión
Cuando un puesto debe desempeñarse en condiciones de gran
tensión se puede desear saber como reacciona el solicitante a ese elemento.
FASES DE LA ENTREVISTA
Este término significa concordancia, simpatía; es una etapa
del entrevista que tiene como propósito del solicitante y aunque en sentido
estricto el rapport deber reinar durante todo esta, un trato cordial ayuda a
establecer lo, preguntas que no pongan intención al candidato, interés de
escucharle y, por lo contrario, lo dificulta al sarcasmo, la ironía, las
interrupciones, etc.
En la entrevista de empleo, puede ayudar a establecer el
hecho de que el entrevistador explique antes las características de la
organización, sus prestaciones, en el horario, un propósito en otras palabras,
es romper el hielo.
Frecuentemente este acercamiento inicial no se realiza en el
terreno verbal, sino más bien a través de actitudes: mostrándose cordial y
amistoso, en virtud de que el candidato habitualmente es una persona a la que
no se conoce. Tal vez el escritorio es una barrera; es mejor emplear sillones
de sala y confortables.
CIMA
Dicha etapa se refiere la realización de la entrevista
propiamente ya través de ella van explorar ese las áreas que se comenzaron de
manera general y que sirven también para la elaboración de la solicitud.
CIERRE
5 o 10 minutos antes de dar por terminada la entrevista, se
anuncia el final de la misma, dando oportunidad al solicitante para que haga
las preguntas que estime pertinentes y manifieste sus impresiones sobre la
entrevista misma y, finalmente, se le dé a conocer cuál es el siguiente paso a
realizar si el candidato no es aceptable, se le deberá orientar; lo cual
implica un conocimiento, por parte del entrevistador, del mercado de trabajo,
para lograr que su interlocutor y obtenga un beneficio personal; que siempre
que "la entrevista vale la pena" y que él no ser aceptado no implica
derrota sino, por el contrario, un estímulo para buscar un empleo que le
permita el aprovechamiento más adecuado de sus recursos.
INFORME DE LA ENTREVISTA
El resultado y conclusiones de la entrevista, en relación al
objetivo de la misma, debe ser redactados inmediatamente después de concluida,
con objeto de no omitir ninguna información que distorsionen resultado logrado.
El informe de ser claro, concreto e inteligible para quien posteriormente tenga
necesidad de consultarlo. En algunas organizaciones están ya señalado los
puntos que de contener de información en una forma diseñada al efecto.
La tarea del entrevistador no termina con la redacción del
informe es aconsejable que para sí mismo realice una crítica sobre la
entrevista realizada, que conteste preguntas como las siguientes:
1.- Obtuvo información necesaria antes de la entrevista?
2.-pude establecer el rapport?
3.- Alcance el objetivo?
4.- La entrevista se realizó de acuerdo con lo planeado?
5.- Logré darle seguridad al entrevistado?
6.- Conseguí el acercamiento requerido?
7.- Me mostré tranquilo y sin presiones?
8.- Presione al entrevistado cuando fue necesario?
9.- El entrevistado estima que valió la pena de entrevista?
EXÁMENES DE
CONOCIMIENTOS
Son confiables porque suministran información de los
conocimientos que posee el examinado, sin embargo el Administrador de Personal,
debe cerciorarse de que los conocimientos que se están midiendo sean realmente
para la vacante que se pretende llenar.
Las pruebas de conocimientos o capacidades son instrumentos
para evaluar con objetividad los conocimientos adquiridos mediante el estudio,
la práctica o ejercicio. Buscan medir el grado de conocimientos profesionales o
técnicos exigidos por el cargo (por ejemplo, nociones de contabilidad,
informática, ventas, tecnología, producción, etc.) o el grado de capacidad o
habilidad para ejecutar ciertas tareas (pericia al conducir, eficiencia al
operar maquinas, etc.).
Existe gran variedad de pruebas de conocimientos o de
capacidad, razón por la cual se acostumbra a clasificarlos en la siguiente
forma:
En cuanto a la manera de aplicarlos.
*Orales; son pruebas aplicadas mediante preguntas y
respuestas orales, se asemejan a la entrevista pero en estas preguntas orales
especificas que tienen como objetivo respuestas orales especificas.
*Escritas; son pruebas aplicadas mediante preguntas y
respuestas escritas, en general se aplica a escuelas y organizaciones para
medir los conocimientos adquiridos.
*De realización; son pruebas aplicadas mediante la ejecución
de un trabajo o tarea, de manera uniforme y en un tiempo determinado.
En cuanto al área de conocimiento
*Pruebas Generales; miden nociones de cultura o conocimientos
generales.
*Pruebas Especificas; indagan conocimientos técnicos o
profesionales directamente relacionados con el cargo en referencia.
En cuanto a cómo se elaboran
*Pruebas Tradicionales; de tipo discursivo o expositivo,
pueden ser improvisadas pues no exigen planeación, abarcan un número menor de
preguntas porque requieren respuestas largas, explicativas y demoradas. Miden
la profundidad de los conocimientos, pero examina solo una pequeña extensión
del campo, su evaluación y corrección son subjetivas y exigen tiempo.
*Pruebas Objetivas; son estructuradas en forma de exámenes
cuya aplicación y corrección son rápidas y fáciles, también se denominan test e
implican una planeación cuidadosa para transformar las preguntas tradicionales
en ítem de pruebas.
Los principales ítem son:
-Test de alternativa simple (verdadero o falso, si o no, etc;
tiene 50% de probabilidad de acierto al zar)
-Test con preguntas de complementación (test con espacios
abiertos para completar)
-Test de selección múltiple (con cuatro o cinco alternativas
de respuesta a cada pregunta para reducir la probabilidad de acierto al azar.
-Test de ordenamiento y/o relación.
Otros test
Test de desempeño; en relación con los empleados pagados por
hora, los test mecánicos, de oficina, y de industria han resultado ser los más
satisfactorios. Los test de este tipo por lo general están clasificados como
test de desempeño, son un refinamiento de la técnica de muestreo del trabajo y
se usan para medir y evaluar lo que en realidad puede hacer el solicitante.
EXÁMENES
PSICOLÓGICOS
En esa etapa del proceso técnico de selección se hará una
valoración de la habilidad y potencialidad del individuo, así como de su
capacidad de relación con requerimientos del puesto de las posibilidades de
futuro desarrollo. Estas herramientas han contribuido plausiblemente en la
selección de personal.
Las pruebas psicológicas son instrumentos y como tales son
útiles dependiendo para que fueran diseñados, sus limitaciones, en que se
utilizan y quien las utiliza. Tales pruebas no están diseñadas para sustituir
al profesional de R.H en el proceso, y si a proporcionar información
complementaria a la obtenida en la entrevista de selección, pruebas de trabajo,
examen médico, investigación socioeconómica, etc.
Debido a que las pruebas psicológicas son muy variadas, se
presenta la siguiente clasificación.
A) Formas de
realización
De ejecución, en este las personas tienen que realizar
ciertos tipos de manipulaciones u operaciones.
De papel y lápiz, las persona contestan por escrito
preguntas, hacen marcas, traza líneas o dibujos.
B) Forma de aplicación
Individual, por cada sujeto que este presente se requiere de
un examinador para realizar la prueba en aislamiento.
Colectiva, es suficiente con un solo examinador para
supervisar la prueba de varias personas.
EXAMEN MEDICO
Es conveniente que en el proceso de selección se incluya un
examen médico del solicitante. Existen poderosas razones para llevar a la
empresa a verificar la salud de su futuro personal: desde el deseo de evitar el
ingreso de un individuo que padece una enfermedad contagiosa, hasta la
prevención de accidentes, pasando por el caso de personas que se ausentarán con
frecuencia debido a sus constantes quebrantos de salud.
Los enunciados legales encuentran en los reglamentos de
higiene y seguridad de la Secretaria del Trabajo y dicen:
Art.15 "Los patrones están obligados a mandar practicar
el examen médico de emisión y periódicos a sus trabajadores..."
Art.16 "Los trabajadores están obligados a someterse a
los exámenes médicos admisión y periódicos y a proporcionar con toda veracidad
de los informes que el médico le solicite"
Art.17 "en cada centro de trabajo es obligatorio llevar
un registro médico y será legalizado por autoridad"
La realización del examen médico de admisión, deberá ser
llevada a efecto por un médico especializado en medicina del trabajo, con el
conocimiento del tipo de actividades que desempeñara el futuro trabajador y las
exposiciones a los agentes nocivos para la salud, a fin de determinar si las condiciones
físicas permitirán el desempeño eficiente del nuevo empleado. Contra la
creencia popular, no se pretende descubrir enfermedades ocultas, sino
determinar qué tipo de trabajo está más de acuerdo con las capacidades del
solicitante, con esto se cumplirán una serie de metas particulares:
a) Contratar individuos capacitados para la realización de un
determinado trabajo.
b) Evita que algún aspirante con padecimiento
infectocontagioso pueda transmitirlo.
c) Propicia el desarrollo al acoplar la capacidad física al
tipo de puesto.
d) Protegerá la aspirante de futuras enfermedades
profesionales al valorar su estado de salud.
La realización del examen médico de admisión comprende el
aspecto clínico (un interrogatorio y una exploración física cuidadosa) que deberá
de ir acompañada de varios estudios de laboratorio y de rayos X para confirmar
el estado de salud o supuestos padecimientos, esta información debe mantenerse
como estrictamente confidencial.
INVESTIGACIÓN DE
ANTECEDENTES LABORALES
Las referencias laborales difieren de las personales en que
describen la trayectoria del solicitante en el campo del trabajo. Pero también
ponen en tela de juicio dichas referencias ya que los antiguos superiores,
pueden no ser totalmente objetivos. Algunos empleadores pueden incurrir incluso
en prácticas tan condenables como la comunicación de rumores o hechos que
pertenezcan por entero al ámbito de la vida privada del individuo.
El profesional de recursos humanos debe desarrollar una
técnica depurada que depende en gran medida de dos hechos capitales: uno, el
grado de confiabilidad de los informantes que recibe en el medio en que se
encuentra dos, el hecho de que la práctica de solicitar referencias laborales
se encuentra muy extendida en toda Latinoamérica.
Las razones para abandonar su último trabajo, pueden decir
algo acerca de las aspiraciones del solicitante y de la veracidad de la
información proporcionada en la solicitud de empleo. Esto se suele hacer para
obtener una evaluación más objetiva de la persona, los empleos anteriores, son
la fuente más utilizada y esta en condiciones de dar información relevante para
el complemento del proceso de selección.
INVESTIGACIÓN
SOCIOECONÓMICA
La investigación socioeconómica debe cubrir tres áreas:
a) Proporcionar una información de la actividad social
familiar, a efecto de conocer las posibles situaciones conflictivas que
influían directamente en el rendimiento del trabajo.
b) Conocer lo más detalladamente la posible actitud,
responsabilidad y eficacia en el trabajo en razón de las actividades
desarrolladas en trabajos anteriores.
c) Corroborar la honestidad y veracidad de la información
proporcionada.
En esta fase se verifican los datos proporcionados por el
candidato en la solicitud y en la entrevista del proceso de selección, así
mismo se investigan sus condiciones actuales de vida y se verifican
antecedentes a través de opiniones de las personas con las que ha tenido
interrelación.
De manera general las áreas que se exploran son:
*Antecedentes personales; estado civil, nacionalidad,
enfermedades, accidentes, estudios, antecedentes penales, pasatiempos,
intereses, etcétera.
*Antecedentes familiares: nombre, estudio y ocupación padres,
de los hermanos, de la esposa, de los hijos; e integración familiar (¿proviene
de un hogar desavenido o bien integrado?), etcétera.
*Antecedentes laborales: puestos desempeñados, salarios
percibidos, causa de la baja, evaluación de su desempeño, comportamiento,
etcétera.
*Situación económica: presupuesto familiar, renta,
colegiaturas, propiedades, ingresos, etcétera.
En los casos de puestos que requieren profunda discreción,
manejo de valores o información dudosa por parte de su ocupante, resulta
aconsejable contar con el resultado del estudio de socioeconómico antes de
proceder a la decisión final.
ADECUACIÓN DEL ORDEN
DE APLICACIÓN DE LAS ENTREVISTAS, EXÁMENES E INVESTIGACIONES A LOS TIPOS DE
PUESTOS
Además de explorar a fondo determinadas pruebas o
investigaciones que se proponga realizar, el especialista en Administración de
R.H. y particularmente el encargado de la realización del proceso de selección,
debe tener en cuenta que no siempre puede aplicar todas las pruebas deseables.
Incluso en los casos en que teóricamente quepa la posibilidad de desarrollar
mas de tres pruebas, es posible que el costo no justifique la inversión. Tal
puede ser el caso en muchos puestos de carácter profesional. Incluso cuando se
dispone de una batería completa de pruebas y es evidente la conveniencia de
suministrarlas a los solicitantes de un puesto es importante mantener una
actitud flexible.
No es absolutamente necesario que siempre se siga el mismo
orden en su aplicación; no es indispensable que se apliquen a alguien que
obviamente no reúne los requisitos para el puesto. Las pruebas de idoneidad que
se emplean en el proceso de selección, finalmente, solo constituyen una de las
varias técnicas empleadas. Su uso se limita a la medición de factores
examinables y comprobables.
DECISIÓN EN LA
SELECCIÓN: PAPELES DEL JEFE INMEDIATO Y DEL ÁREA DE PERSONAL
Con la información obtenida en cada una de las diversas fases
del proceso de selección, se procede a evaluar comparativamente los
requerimientos del puesto con las características de los candidatos. Hecho
esto, se presenta al jefe inmediato y, de ser necesario, al jefe departamento o
gerente de área, para su consideración y decisión final.
Es recomendable en que la decisión final corresponde al jefe
u jefes inmediatos del futuro empleado, por ser el directo responsable de
trabajo del futuro subordinado; al departamento de selección de personal
corresponde un papel asesor en dicha decisión final. En casos especiales,
resulta pertinente reunir a los candidatos entre los cuales va a recaer la
decisión final, para que en una prueba de situación se valora su habilidad para
interrelacionarse, su reacción ante la presión, su manejo de problemas
emocionales, etcétera, facilitando la toma de la decisión y ayudando a los
candidatos que no se acepten, a percibir directamente los motivos de la
decisión adversa para la vacante en particular.
De no ser aconsejable por necesaria la prueba situacional
colonos "finalistas", deberá comunicarse el resultado de la decisión,
procediéndose a la contratación del seleccionado, al registro de los candidatos
que deberán ser considerados para futuras vacantes y a los que por cualquier
circunstancia no tengan ninguna posibilidad futura.
En ambos casos, como en fases anteriores en las que por
cualquier circunstancia se interrumpe el proceso de selección es un función
social y obligación profesional orientarnos para el mejor aprovechamiento de
sus recursos, para lo cual les menester tener un conocimiento actualizado sobre
el mercado de trabajo de la zona, de la competencia o de ramas industriales
similares.
EVALUACIÓN DEL
PROCESO Y DE LOS INSTRUMENTOS DE SELECCIÓN
El seleccionador trata de predecir si el candidato será
efectivo y si obtendrá satisfacción en el trabajo. Es cuando urge establecer un
procedimiento para no perder de vista a los candidatos seleccionados, a fin de
verificar si las predicciones están siendo correctas o no, para en este último
caso, introducir los cambios correspondientes en el proceso de selección.
En este procedimiento pueden emplearse las entrevistas
de ajuste, realizada en un lapso determinado después de la contratación,
durante el cual se recaban las opiniones del jefe sobre el nuevo empleado, por
un lado, y por el otro, las de este sobre su trabajo, su satisfacción en el
mismo, la relación con sus compañeros etc.